Gestão de Tempo: Como aplicar na sua rotina de trabalho

Para se ter organização, alto desempenho e bem-estar no trabalho existem dois pontos essenciais: gestão de tempo e produtividade

De acordo com a pesquisa da Sales Hacker (2018), 65% dos vendedores passam a maior parte do tempo em atividades que não estão relacionadas a vendas. Isso ocorre devido os ladrões da nossa atenção, como mídias sociais, entretenimentos diversos ou até mesmo demandas que deveriam ser exercidas por outras pessoas, o que gera uma perda de tempo por horas, dias e semanas de trabalho. 

Se o seu ambiente de trabalho tem uma cultura voltada a resultados, você já deve ter escutado o quão importante é a gestão de tempo e produtividade na sua rotina. 

A gestão de tempo está ligada a técnicas e práticas que irão te ajudar a otimizar suas atividades e processos, consequentemente tendo um aumento da sua produtividade, se realizada uma boa gestão. 

Apesar de ser uma prática bem conhecida e dita com frequência em ambientes de trabalho, é pouca realizada pelos colaboradores. A pesquisa realizada pela Development.com (2021) aponta que 82% das pessoas do mundo não têm um sistema de gerenciamento de tempo dedicado. É um número preocupante, visto que, para alcançar níveis de produtividade cada vez melhores, é fundamental saber organizar e priorizar suas demandas de forma inteligente. 

Agora que você já sabe como é importante ter uma boa gestão do tempo e como esse fator acarreta na sua produtividade, vamos te apresentar 8 dicas essenciais para gerir melhor seu tempo e aumentar sua produtividade.

8 passos para uma boa gestão de tempo

1. Meça sua capacidade de produtividade

A gestão de tempo não começa pelo planejamento, mas pela análise. Não adianta criar uma agenda que você não conseguirá cumprir, isso só gerará frustração e falta de produtividade. 

Observe e anote todas atividades da sua rotina e veja em quanto tempo você consegue realizá-las individualmente. A partir desses resultados, você pode partir para o planejamento da sua gestão de tempo.

2. Defina metas e prazos

A primeira dica sobre o planejamento é separar quais serão suas metas diárias e semanais. Além disso, também estabeleça os prazos para criar o cronograma. Assim, você finalmente conseguirá definir quais tarefas serão executadas através do grau de importância e urgência de cada uma no próximo passo.

3. Entender a diferença entre importante e urgente

Depois de ter suas metas definidas e as atividades que serão executadas, chegou a hora de priorizar essas demandas. Por isso, é importante que você entenda quais são as tarefas mais relevantes (exige planejamento e geralmente levam mais tempo para serem executadas) e quais são as tarefas urgentes (exige atenção imediata para atender prazos). 

Você pode realizar essa etapa através da Matriz Eisenhower, também conhecida como o Princípio da Decisão de Eisenhower. Essa ferramenta foi criada justamente para você conseguir enxergar com clareza suas demandas e não antepor aquelas que podem ser realizadas em outro momento, sem urgência. 

Para aplicá-la, crie os seguintes quadrantes:

• Importante e urgente: FAÇA
• Importante e não urgente: AGENDE
• Não importe e urgente: DELEGUE
• Não importante e não urgente: ELIMINE

Mas lembre-se, essa matriz deve ser atualizada constantemente, no intuito de você manter a gestão de tempo como um hábito.

4. Delegue tarefas

Gerenciar seu tempo não significa que é apenas um planejamento individual e Matriz Eisenhower comprova isso. Se não for importante, mas continua exigindo urgência, dê a chance de outros vendedores da equipe realizarem a tarefa. 

É importante saber delegar as tarefas para as pessoas certas, descentralizando processos que não precisam da sua intervenção direta, mas garantindo que a demanda seja realizada com eficácia.

5. Use ferramentas de gestão de tarefas

É importante adotar o uso de ferramentas de gestão de tarefas, que podem ser física, como agenda, quadro de anotações, ou virtuais, como planilhas, ou plataformas especializadas, por exemplo:

• Asana
• DropBox
• Trello
• Google Agenda
• Evernote

 O objetivo é que você acompanhe quais são atividades que precisam ser realizadas e seus prazos.

6. Arrume sua agenda um dia antes

De nada adianta preparar tudo em cima da hora. A sua organização deve ser realizada no dia anterior com calma. Quando preparamos a agenda alguns minutos antes de iniciar a rotina, tendemos a esquecer algum detalhe importante ou até mesmo de priorizar o que não deve. 

Prepare-se para ser disciplinado e aplicar a gestão de tempo com antecedência.

7. Mantenha seu espaço de trabalho organizado

A organização está diretamente relacionada à produtividade, pois muitas vezes precisamos de recursos, ferramentas e até mesmo arquivos para realizar atividades específicas. Portanto, é importante manter o espaço de trabalho, seja físico ou virtual, limpo e organizado para facilitar a realização das tarefas.

8. Plano de contingência de problemas

Imprevistos acontecem, é fato. Porém, isso não quer dizer que você não pode se preparar para algumas possibilidades. Por exemplo, se você for montar um plano de contingência para uma videoconferência com o cliente, verifique: 

• A possibilidade de usar dados móveis, caso o wi-fi pare de funcionar;
• Eliminar ruídos ao redor do seu ambiente de trabalho, caso tenha barulho durante a comunicação;
• Encontrar uma posição em que não passe ninguém no fundo do seu cenário.