Gestão de processos: aprenda o que é e conheça as principais metodologias

Você faz gestão de processos no seu negócio?

Esse método pode contribuir com o resultado da sua empresa. Se você está buscando novas práticas para agregar valor ao seu negócio, continue sua leitura. 

Esse conjunto de boas práticas com foco em melhoria contínua geram resultados em todas as áreas.

Nesse artigo vamos abordar o que é gestão de processos e as principais metodologias. 

O que é gestão de processos?

A sigla em inglês Business Process Management (BPM) ou gestão de processos é um modelo de gestão de negócios.

Gestão de processos tem como objetivo a melhoria contínua dos processos organizacionais. Esse modelo tende a integrar todas as áreas de uma organização.

4 benefícios da gestão de processos

Harmonia entre as áreas: a gestão de processos permite às áreas conhecerem melhor o fluxo do negócio provocando maior integração e envolvimento entre os times.

Envolvimento da equipe: a melhoria contínua dos processos da empresa beneficia a todos os envolvidos, pois gera envolvimento entre as equipes em prol da otimização e padronização dos processos.

Redução de custos: uma boa execução da gestão de processos contribui para redução de custos, pois ter processos eficientes e bem definidos certamente diminui o custo e despesas. Um negócio mais produtivo ajuda a diminuir os custos.

Maior agilidade nos processos: a gestão de processos tem como objetivo encontrar possíveis oportunidades de melhoria. Desta forma, proporciona maior agilidade nos processos.

Métodos para gestão de processos 

PDCA 

PDCA vem da sigla em inglês Plan-Do-Check-Act e significa Planejar-Fazer-Checar-Agir. Essa metodologia consiste em 4 etapas:

1. Planejar

Nessa primeira etapa, é necessário identificar problemas e realizar um planejamento detalhado e bem estruturado. O objetivo aqui é propor resoluções para os problemas identificados no processo.

Essa é uma etapa muito importante, busque dedicar uma boa parcela de tempo para elaborar esse planejamento, pois pode evitar falhas e perda de tempo nas próximas etapas.

2. Fazer

Agora, é a hora de executar aquilo que foi planejado. Também é o momento de treinar os colaboradores que vão participar dessa metodologia deixando todos na mesma página. 

Nessa fase, é importante realizar um acompanhamento bem de perto para que as ações planejadas sejam de fato tiradas do papel.

3. Checar

Na terceira etapa, a finalidade é identificar possíveis erros ou falhas, nessa etapa você deve analisar os resultados e dados para entender o que pode ser melhorado.

4. Agir

Na última etapa, você deve tomar as atitudes necessárias para corrigir as falhas identificadas na etapa anterior, além de focar energias para manter os resultados que já foram alcançados.

O PDCA trata-se de uma ciclo, ou seja, no final você deve sempre recomeçar as etapas para aperfeiçoar seus processos. Essa pode ser uma ótima solução para aumentar a produtividade da empresa toda.

Kaizen 

Essa metodologia foi desenvolvida no Japão, após a Segunda Guerra Mundial.

O significado da palavra Kaizen é mudança para melhor. Seu foco, assim como o PDCA, é a melhoria contínua por meio da conscientização dos colaboradores a partir de um padrão de atitudes e hábitos que refletem positivamente no seu negócio.

Essa técnica tem como objetivo a redução de custo, desperdício e o aumento da produtividade, um prato cheio para toda equipe. 

O sucesso do método Kaizen está diretamente ligado ao envolvimento e engajamento de toda equipe é importante que todas as áreas participem.

5S do método Kaizen

Esses são os 5 pilares da metodologia: 

Seiri - Senso de utilização

Mantenha no ambiente de trabalho apenas aquilo que de fato é utilizado. Nesse pilar, o foco é descartar aquilo que não for essencial como equipamentos, móveis, máquinas, papeladas e etc. Observe a sua volta e verifique o que faz sentido estar ali.

Desta forma o ambiente de trabalho fica mais leve e sem excessos.

Seiton - Senso de organização

Agora, com um ambiente mais otimizado, fica ainda mais fácil lidar com a organização.

A organização é essencial para o aumento da produtividade e também ajuda na gestão dos processos pois auxilia na padronização de processos e setores.

Toda empresa deve estar organizada, permitindo que o trabalho seja desempenhado de forma mais eficiente e ágil.

Seiso - Senso de limpeza

Você já removeu aquilo que não é essencial para o ambiente de trabalho, organizou o local, agora, você deve manter o local limpo e agradável. 

Um ambiente limpo e organizado motiva toda equipe.

Seiketzu - Senso de padronização

Os pilares apresentados anteriormente devem fazer parte da rotina de trabalho da equipe.

Essas práticas devem ser feitas por todos os colaboradores. É fundamental alinhar com toda equipe a importância desses hábitos.

Sheitzuke - Senso de autodisciplina

Nesse pilar, o intuito é treinar todos os colaboradores para implementar esses processos na sua rotina de trabalho.

Desta forma, ficará claro para todos a necessidade de realizar essas boas práticas regularmente.

Como vimos, gestão de processos é um aliado para a performance do seu negócio e contribui para que você consiga maior alinhamento entre as áreas e processos. Agora é com você!

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