Plano de ação: como criar estratégia para sua equipe

Descubra quais são os melhores tipos dessa ferramenta e como vai te ajudar nos seus planejamentos 

O Plano de Ação 5W2H consiste em ajudar a equipe ou o indivíduo a montar uma estratégia de forma eficaz, facilitando que os detalhes sejam esclarecidos o máximo possível. Essa ferramenta obriga o gestor a pensar em todos os tópicos que farão parte do planejamento. 

O 5W2H é dividido em sete perguntas-chaves. Veja abaixo:

• What (o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)
• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?)

É aconselhável utilizar essa ferramenta no formato de planilha, podendo filtrar por cada pergunta, evitando uma bagunça ou perda de informações.

SWOT

Já o método SWOT ou FOFA visa analisar os pontos de uma estratégia, afunilando possibilidades e encontrando o caminho mais adequado para que a equipe siga e chegue ao objetivo.

A matriz SWOT é dividida em quatro quadrantes:

• Strength: força;
• Weakness: fraqueza;
• Opportunity: oportunidade;
• Threat: ameaça.

Através dessa ferramenta, o gestor anotará cada tópico em um quadrante. Quando finalizado, ele poderá analisar quais estratégias podem ser feitas, quais quadrantes poderão ser cruzados e qual será o caminho mais adequado para alcançar o objetivo de forma certeira.

PDCA

O PDCA também é uma ferramenta simples, mas que faz o gestor enxergar todo o processo da estratégia. O ideal é utilizá-lo em conjunto com outro Plano de Ação citado acima. 

Essa metodologia é dividida em quatro etapas, veja:

• P (PLAN) – É o momento de planejar o trabalho que será realizado através do plano de ação estabelecido;
• D (DO) - Coloque em prática toda a estratégia planejada;
• C (CHECK) - Depois de realizado, deverá ser avaliado o que foi feito, comparando as ações com o que foi traçado no plano de ação;
• A (ACT) - Corrigir as diferenças e colocar em prática novamente, tentando seguir fielmente o que foi planejado.

Como organizar um plano de ação?

Como dito anteriormente, um Plano de Ação é uma ferramenta simples e poderosa para o gestor. Então, para organizar a estratégia, ele precisa só alinhar tudo que será necessário fazer. Independente da metodologia escolhida, qualquer plano de ação precisa:

Objetivo principal

Todo plano deve ter um objetivo ou meta definido. Não adianta querer definir atividades que devem ser realizadas se não tiver um motivo plausível para isso. Dessa forma, a operação só andará em círculos. 

O gestor deve descobrir onde ele e sua equipe querem chegar. Após ter isso definido, é necessário esclarecer qual será o novo desafio para o time comercial e tirar as dúvidas dos colaboradores. O plano de ação deve ser iniciado apenas quando tudo estiver alinhado com os envolvidos.

Lista de atividades que serão realizadas por cada membro

Todos nós temos habilidades que se destacam, principalmente quando trata-se de uma equipe. O gestor deve fazer a divisão de tarefas com isso ao seu favor. 

Ele precisará analisar quais são os pontos fortes e fracos de cada um, e a partir disso, distribuir o que cada um irá fazer ao longo do plano de ação.

Gerenciamento das demandas

Ter atenção à produtividade com as atividades é fundamental para a eficácia do Plano de Ação. Logo, não adianta exigir rapidez em alguma tarefa que demande mais tempo e paciência. 

O gestor deve dividir os maiores deveres em subtarefas. Dessa forma, ele conseguirá acompanhar até mesmo o desenvolvimento de cada atividade e, possivelmente, poderá evitar falhas.

Prazos definidos

As entregas serem feitas no prazo estabelecido são fundamentais para que o Plano de Ação seja cumprido em um certo período.

O gestor vai analisar e definir os prazos de acordo com as habilidades do colaborador, dificuldade e o tamanho da atividade. Não vale estabelecer uma data limite que não seja coerente com o que é pedido.

Monitoramento

Além de alcançar a meta desejada, o plano de ação tem como objetivo aperfeiçoar a performance da equipe. Por isso, o gestor deve acompanhar todo o processo e analisá-lo assim que for finalizado.

A partir das respostas que serão dadas através do plano de ação, ele já pode partir para o próximo, visando em acrescentar as melhorias que foram encontradas na atividade que foi recém encerrada.

Benefícios do Plano de Ação

Com a realização de um Plano de Ação, o processo e a equipe poderão ter grandes vantagens, como:

• Clareza
• Foco
• Produtividade
• Disciplina
• Mensuração do Progresso

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